Afsluiten boekjaar

Knowledge Base > Grootboek > Afsluiten boekjaar

in Grootboek

Aan het einde van een boekjaar moet het jaar in de administratie worden afgesloten, waarbij de ondernemer inzichtelijk maakt wat het uiteindelijk resultaat is. Dit resultaat (positief bij winst en negatief bij verlies) moeten we toevoegen aan het eigen vermogen.

Binnen je administratie moet het saldo van de Verlies & Winstrekeningen worden geboekt op de resultatenrekening.

Voor wat betreft de Balansrekening geldt dat we deze rekening afsluiten, waarbij het saldo van de rekeningen als ‘Beginbalans’ voor het nieuwe boekjaar zullen gelden. Hiermee wordt voorkomen dat we een ellenlange lijst van mutaties op de rekeningen hebben, hetgeen de overzichtelijkheid niet ten gunste zou komen.

Binnen Yoursminc

Voorbereidingen

Bedrijfsvoorkeuren

Zorg ervoor dat bedrijfsvoorkeur ‘Onverdeeld resultaat’ de te gebruiken grootboekrekening heeft gekregen. Hierop wordt het gesaldeerd resultaat van alle Verlies & Winstrekeningen geboekt.

Controleer Bankboek

Zorg ervoor dat alle bankafschriften van het af te sluiten boekjaar zijn ingelezen en verwerkt. Bij een correctie situatie zou het saldo van de ingelezen bankafschriften moeten aansluiten met het daadwerkelijk saldo op je bankrekening.

Als dit niet aansluit, moet worden uitgezocht wat hiervan de reden is en moet ervoor worden gezorgd dat de juiste correcties worden uitgevoerd. Een goed hulpmiddel hiertoe vind je binnen Yoursminc in de rapportage ‘Bankafschriften – boekingsverslag’. Dit rapport toont de verwerking van alle regels binnen je bankafschriften.

Een verschil zou kunnen zijn ontstaan als je bankafschrift om een of andere reden niet compleet is (dus er missen 1 of meerdere regels) of niet correct, doordat bijvoorbeeld foutieve bedragen zijn ingevoerd. Heb je wellicht bij het handmatig invoeren van bankboekingen per ongeluk een ‘-‘ in plaats van een ‘+’ gebruikt…?

Uiteindelijk moet het saldo van de Bankafschriften binnen Yoursminc gelijk zijn aan het saldo van de Grootboekrekening ‘Bank’, hetgeen gelijk moet zijn aan het werkelijk banksaldo. Het saldo van de Grootboekrekening ‘Bank’ kun je binnen Yoursminc controleren door gebruik te maken van de rapportage ‘Grootboekkaarten’.

Controleer Kasboek

Evenals je dit bij het controleren van het Bankboek hebt gedaan zal je ook moeten controleren voor het saldo van de Kasafschriften overeenkomt met het werkelijk saldo van de kas.

Controleer sub-administratie Inkoop

Voor een correcte afsluiting van de administratie aan het einde van het boekjaar, moet er sprake zijn van een sluitende Inkoopadministratie. Dit houdt in dat alle Inkoopfacturen (Uitgaven) binnen de administratie zijn ingevoerd en dat alle uitgevoerde betalingen zijn vastgelegd, zodat duidelijk is welke leveranciers er nog geld tegoed hebben van de onderneming.

Rapportages als ‘Overzicht uitgaven / inkoopfacturen’ en ‘Openstaande posten crediteuren’ vormen een goede basis om de controles uit te voeren.

Controleer sub-administratie Verkoop

Voor een correcte afsluiting van de administratie aan het einde van het boekjaar, moet er sprake zijn van een sluitende Verkoopadministratie. Dit houdt in dat alle Verkoopfacturen (Facturen) binnen de administratie zijn gecreëerd en dat alle ontvangen betalingen zijn vastgelegd, zodat duidelijk is welke klanten de onderneming nog geld schuldig zijn.

Rapportages als ‘Overzicht verkoopfacturen’ en ‘Openstaande posten debiteuren’ vormen een goede basis om de controles uit te voeren.

Controleer of de Btw-aangiften verwerkt zijn binnen het grootboek

Normaal gesproken heb je gedurende het boekjaar 4x aangifte gedaan van de omzetbelasting in de vorm van een Btw-aangifte.

Deze aangifte moet eveneens zijn verwerkt binnen de administratie, hetgeen binnen Yoursminc kan worden gerealiseerd door in het overzicht ‘BTW’ te kiezen voor [Verwerken binnen grootboek].

Perioden binnen het boekjaar zijn afgesloten

Alvorens het boekjaar kan worden afgesloten, zullen alle periode (behalve de correctieperiode) moeten zijn afgesloten.

Uitvoering procedure ‘Afsluiten boekjaar’

Kies vanuit het menu Financieel voor de optie Afsluiten boekjaar, waarna de volgende pagina wordt getoond:

In deze pagina kiezen we het af te sluiten boekjaar uit de lijst (alleen nog niet afgesloten boekjaren worden getoond) en bevestigen vervolgens dat we de diverse controles hebben uitgevoerd en dat deze een correct beeld van de administratie geven.

Je moet je namelijk realiseren dat er geen boekingen meer kunnen worden uitgevoerd binnen het betreffende boekjaar, behalve dan in periode 13 (of 5 indien je gebruik maakt van een boekjaar wat uit 4 perioden bestaat).

Nadat je op de knop [Sluit boekjaar] drukt zal je nog een bevestiging moeten geven door op [Afsluiten boekjaar] te drukken in de getoonde ‘Message box’:

De applicatie zal reageren met de melding ‘Afsluiten boekjaar succesvol verlopen’.

Het resultaat van de jaarafsluiting

Controleer de Grootboekkaarten
• Rekening ‘Onverdeeld resultaat’
• De Balansrekeningen
• De Verlies & Winstrekeningen

Het boeken van de Btw-aangifte binnen het grootboek

Een van de controles welke er wordt uitgevoerd alvorens je een boekjaar kunt afsluiten, is of alle Btw-aangiften binnen het grootboek zijn verwerkt.

In het volgende voorbeeld tonen we het boeken van Btw-aangifte van 1e kwartaal 2015 als onderdeel van het afsluiten van het boekjaar 2015:

Kies voor Rapporten en vervolgens voor BTW Aangifte

We hebben hier Kwartaal ‘1e Kwartaal’ gekozen en het jaar 2015, vervolgens drukken we op [Ga]

De gegevens van de BTW aangifte worden nu getoond.

Door nu op de knop [Verwerken binnen grootboek] te drukken wordt een memoriaalpost gecreëerd voor de verwerking van de aangifte binnen het grootboek.

Kies nu voor Financieel – Memoriaalboeking – Overzicht memoriaalboekingen

Zoals het voorbeeld laat zien is er een memoriaalboeking gecreëerd met als transactiedatum de laatste datum van de Btw-aangifte periode (in ons voorbeeld kwartaal 1).

Door de memoriaalboeking te selecteren zien we de details van de boeking.

Nadat nu uiteindelijk alle aangiften zijn verwerkt voor het af te sluiten boekjaar, zijn de volgende memoriaalboekingen te vinden: