Boekingsregels

Knowledge Base > Bank > Boekingsregels

in Bank Tags: reconciliatie

Indien je veel gebruik maakt van de mogelijkheid om bankafschriften in te lezen en te verwerken binnen Yoursminc dan zal je waarschijnlijk regelmatig worden geconfronteerd met diverse afschriftregels welke telkens opnieuw op dezelfde wijze moeten worden verwerkt.

Voorbeelden hiervan zouden kunnen zijn:

  • Betalingen welke je maandelijks doet aan je telefoonprovider. Deze zal je telkens boeken op rekening ‘Telefoonkosten’.
  • Betalingen van voor de huur van je bedrijfspand. Deze zal je telkens boeken op rekening ‘Huur’.
  • Storneringen van SEPA incasso’s welke je maandelijks doet, maar waarvan sommige worden gestorneerd door de debiteur of worden afgekeurd door de bank. Deze zal je telkens boeken op rekening ‘Storno’s’
  • Bankkosten in rekening gebracht door de bank. Deze zal je telkens boeken op rekening ‘Bankkosten’

Boekingsregels binnen Yoursminc maakt het mogelijk om deze situaties automatisch af te handelen, hetgeen je enorm veel werk en dus tijd zou kunnen besparen.

Je vind de boekingsregels onder Diverse > Financieel > Boekingsregels

Je komt nu in de overzichtpagina ‘Boekingsregels’ terecht.

Overzicht Boekingsregels

Vanuit deze pagina kunnen kiezen om op [Creëer] te klikken en zo een nieuwe regel te creëren, of om een bestaande regel te bewerken door op het linker icoon ‘Details’ te klikken.

Overzicht Boekingsregels

Bij creatie van een nieuwe boekingsregel voer je de volgende gegevens in:

  • Code – Een korte code waarmee je de boekingsregel kenmerkt bijv. ‘VASTE UITGAVEN’.
  • Korte omschrijving – Een korte omschrijving van de regel bijv. ‘Boeking vaste kosten’
  • Actie – Hiermee kun je een boekingsregel activeren / deactiveren
  • Omschrijving – Een uitvoerige omschrijving van de boekingsregel bijv. ‘Boekingsregel voor het definitief boeken van vaste kosten als Telefoonkosten, Huur e.d.’

Wijzigen van een boekingsregel

Door in de overzichtpagina ‘Boekingsregels’ te klikken op het ‘Detail’ icoon, kun je de betreffende regel wijzigen en details creëren of wijzigen.

In het volgende voorbeeld hebben we geklikt op het ‘Details’ icoon in de 2e regel,

Overzicht Boekingsregels

Dit voorbeeld toont de details van boekingsregel ‘VASTE UITGAVEN’

We kunnen nu in deze pagina de details van de boekingsregel wijzigen of eventueel de boekingsregel verwijderen.

Tevens kunnen we in deze pagina nieuwe details creëren door op de knop [Creëer] te drukken of een bestaand detail aan te passen door in een detail op het ‘Detail’ icoon te klikken.

Overzicht Boekingsregels

Bovenstaand voorbeeld toont de definitie van een boekingsregel detail waarin we vastleggen dat alle bankafschriftregels waarin de tekst ‘VODAFONE LIBERTEL BV’ voorkomt deze te boeken op grootboekrekening ‘4720 Telefoon & Fax (Kosten)’. We hebben hier eveneens gekozen om de betreffende boekingsregel ‘Definitief’ te maken.

Deze definitie zal tot gevolg hebben dat bij het verwerken van bankafschriften afschriftregels met het betreffende tekstfragment automatisch worden geboekt op de juiste grootboekrekening en dat de afschriftregel automatisch wordt verwerkt binnen het grootboek.

Het lijkt duidelijk dat dit tot een enorme efficiëntie en besparing van tijd zal resulteren.

  • Documenttype – Op welke type document heeft dit detail betrekking (Bankafschrift, Factuur, Uitgave…)

De boekingsregel detail pagina is opgedeeld in 2 delen nl:

  • Bron – Indien we het volgende vinden in het bankafschrift…
  • Doel – Dan moet dit automatisch leiden tot de volgende boeking / toewijzing…

Bron

  • Bron IBAN – Indien het IBAN binnen de afschriftregel overeenkomt met…
  • Bron contact – Indien het contact binnen de afschriftregel overeenkomt met…
  • Bron contact naam – Indien de contactnaam binnen de afschriftregel overeenkomt met…
  • Bron omschrijving – Indien de omschrijving binnen de afschriftregel binnen de afschrift regel overeenkomt met… We kunnen hier eveneens werken met ‘tekstfragmenten’ door gebruik te maken van het ‘%’ teken. Indien de bijvoorbeeld specificeren ‘VODAFONE LIBERTEL%’ bedoelen we ‘Indien de omschrijving binnen de bankafschriftregel begint met VODAFONE LIBERTEL’. Specificeren we ‘%VODAFONE LIBERTEL%’ dan bedoelen we ‘Indien ergens in de bankafschriftregel deze tekst voorkomt…’.
  • Bron bedrag reeks laag – Onderwaarde van een bedragreeks
  • Bron bedrag reeks hoog – Bovenwaarde van een bedragreeks

Doel

  • Doel grootboekrekening – De rekening waarop de bankafschriftregel moet worden geboekt indien deze voldoet aan de ‘Bron’ specificatie
  • Doel kostencategorie – De kostencategorie waaraan de bankafschriftregel moet worden toegewezen indien deze voldoet aan de ‘Bron’ specificatie
  • Doel omschrijving – De omschrijving welke aan de bankafschriftregel en daaruit volgende boeking moet worden toegewezen indien deze voldoet aan de ‘Bron’ specificatie
  • Doel BTW – De BTW code waarop de bankafschriftregel moet worden geboekt indien deze voldoet aan de ‘Bron’ specificatie
  • Doel project – Het project waaraan de bankafschriftregel moet worden toegewezen indien deze voldoet aan de ‘Bron’ specificatie
  • Doel dagboek – Het dagboek waarin de bankafschriftregel moet worden geboekt indien deze voldoet aan de ‘Bron’ specificatie
  • Doel status – De status welke aan de bankafschriftregel moet worden toegewezen indien deze voldoet aan de ‘Bron’ specificatie
  • Doel contact – Het contact waaraan de bankafschriftregel moet worden toegewezen indien deze voldoet aan de ‘Bron’ specificatie
TIP
Als je er zeker van bent dat de boekingsregel een 100% ‘treffer’ is, zet dan de ‘Doel status’ op ‘Definitief’. Dit scheelt je weer een handmatige actie in het bankboek.

Het toepassen van de boekingsregels
Het toepassen van de boekingsregels gebeurt automatisch bij het inlezen van het bankafschriftenbestand van je bank (MT940, csv, SEPA) als onderdeel van de reconciliatie fase.

TIP
Het is eveneens mogelijk om, nadat je bankafschriften hebt ingelezen en je constateert dat er nog een aantal bankafschriftregels voorkomen waarvan de verwerking telkens hetzelfde is, je alsnog een boekingsregel vastlegt en vervolgens de reconciliatie opnieuw laat uitvoeren door in de pagina Bankafschriften of Bankafschriftregels te drukken op [Opnieuw reconciliëren].